Рассказывает Вадим Мустяца, бизнес-аналитик, занимается внедрением BI систем:
Я пришёл в новую компанию на новый для меня проект, где мне поставили задачу разработки около двух сотен отчётов для корпоративных информационных систем крупной международной компании. Проект идёт уже два года, документация состоит из объёмного технического задания и большого числа разнородных файлов: схемы, текстовые описания бизнес-процессов, протоколы, справочники, печатные формы и т. д.
Быстро разобраться в полученных материалах не вышло, тогда я решил использовать для структурирования Риззому. Я создал волну и постепенно добавлял туда ссылки на все материалы, которые размещал в Гугл Докс или в форматах, открывающихся прямо в браузере (JPEG, PNG, PDF). Так постепенно формировалась структура проекта, и каждый документ находил своё место.
Я составил полный перечень отчётов, состоящий из ссылок на PDF-файлы с их печатными формами. В комментариях (блипах) к каждому отчёту были добавлены ссылки на их декомпозицию (таблицу в Гугл Докс с описанием атрибутов — в опубликованном и редактируемом виде). Все комментарии и уточнения также добавлялись в блипы — следующим элементом списка.
В итоге вся необходимая для разработки информация была собрана в наглядном иерархическом виде, расшарена всем участникам проектной группы — в том числе и со стороны заказчика.
Все материалы, появляющиеся в процессе разработки (новые документы, переписка, комментарии участников), заносятся в рамки уже созданной структуры и быстро соотносятся с контекстом.
В целом была успешно решена задача инициации нового участника проекта, общего преодоления когнитивного сопротивления перед сложной документацией и обеспечение инфраструктуры разработки масштабного модуля.
Поначалу работа в Риззоме была только моей инициативой. Сейчас коллеги тоже втянулись.
Хотя сервис уже работает, нужно понимать, что он находится в бета-тестировании и быть готовым, что иногда пропадает поиск, и что-то может потеряться. Время от времени делаю бекап.Можно сохранять топик в развёрнутом виде, как HTML-страницу. Вся информация сохраняется, и даже если по какой-то причине что-то будет удалено, можно достаточно быстро найти и добавить пропавшую часть. Если вдруг топик подвисает, можно открывать его еще в одной вкладке браузера, и будет видно какая часть документа не синхронизовалась.
Кроме того, сохранение документов в ГДокс позволяет использовать их мощный поиск, и даже при временной недоступности сервиса, можно работать с нужными документами. Важно, что при этом единая структура проекта есть уже у каждого в памяти, и все чётко понимают, о каких материалах идет речь.
Переписку с заказчиком можно копировать прямо в топик, а если есть приложения, отправлять письмо на Еверноут-аккаунт, а оттуда шарить ссылку на опубликованную заметку. Через некоторое время заказчики привыкают, что вся важная информация есть в Ризоме и начинают ее самостоятельно искать.